Satın Alma Yönetimi
Satın Alma Yönetimi ekranında, sisteme girilmiş tüm taleplerinizi topluca görüntüleyebilir ve her bir talebin hangi aşamada olduğunu kolaylıkla takip edebilirsiniz.
Talebin içerisine girmeden onaylar al sekmesinde “Bekleyen Onaylar” kolonu üzerinden ilgili talebin onay sürecindeki durumunu anlık olarak izleyebilirsiniz.
Ayrıca, talep üzerinde yazılmış olan son mesajları da aynı ekranda görüntüleyerek iletişim geçmişine hızlıca erişebilirsiniz.
"Geri Gönder" seçeneği ile bir talebi, bir önceki onay aşamasına geri gönderebilirsiniz. Bu işlem sırasında talebe açıklayıcı bir mesaj ekleyebilir, ayrıca yanıt beklediğiniz durumlar için doğrudan soru yöneltebilirsiniz. Bu sayede onay sürecinde çift yönlü ve daha verimli bir iletişim sağlanmış olur.
Oluşturulan bir sipariş talebi iptal edilmek istendiğinde hangi aşamada olursa olsun her sekmede geri gönder butonu kullanılıp yeni sekmesine taşınır. Yeni sekmesin de 'eylemler' butonunda talebi iptal et sekmesi ile sipariş talebi iptale alınabilir. Aynı alandan iptal edilmiş talepler listesine de ulaşılabilir.
Ana Depo Sekmesi
Oluşturulan satın alma talebi depocunun önüne ana depo sekmesinde gözükür tesis içindeki depocu personel talep edilen stoklar elinde var ise direk transfer sekmesi ile talepleri ana depodan diğer depoya transferini sağlayabilir
Talep edilen stokların miktarları ana depoda eksik ise elinde olan miktar kadar sol alttaki bölünecek miktar özelliği ile stoğun miktarını bölerek transfer edebilir veya elinde olmayan kadar alınmasını sağlayabilir.
Talep edilen stoklardan bazıları var bazıları ana depoda hiç yok ise sol alttaki ikinci seçileni ayır özelliği ile istenen satır talep içinden ayrılıp otomatik yeni bir talep oluşturulabilir.
Talep içindeki stoklar ana depoda hiç yok ise teklif almaya gönder sekmesini kullanarak satın alma aşaması başlatılabilir.
Teklif Sekmesi Stoklar Aşaması
Teklif aşamasında, stokların tamamını seçerek seçili satırlar için satıcı ekle sekmesi ile açılan satıcı listenizin tamamını ya da aradan seçerek ilgili stoklar için satıcı eklenmelidir. Bu sayede teklif toplama süreci çok daha hızlı ve pratik şekilde ilerler.
Fiyatlandırma Aşaması
Dövizli satın alma işlemleri için ilgili alanları aktif hale getirerek, yurt dışı tedarik süreçlerinizi de sistem üzerinden rahatlıkla takip edebilirsiniz.
Fiyat Anlaşma Detayları ekranı ile, talep içerisinde yer alan stok kartlarının dahil olduğu tüm satın alma anlaşmalarına hızlıca erişebilirsiniz. Bu sayede teklif süreciniz hem hızlı hem de geçmiş verilere dayalı olarak daha verimli ilerler.
Otomatik En Uygun Teklif Seçimi
Tüm teklifleri sisteme girdikten sonra, en uygun satıcıyı manuel olarak seçmekle vakit kaybetmenize gerek yoktur. Sistem, tek bir tuşla, stok bazında en uygun fiyat teklifini veren satıcıları otomatik olarak belirler ve seçer. Bu sayede satın alma süreciniz hem hızlı hem de doğru şekilde ilerler.
Toplu Teklif Maili Gönderimi ve Excel ile Veri Aktarımı
Teklif almak istediğiniz tüm firmalara, satırları seçip sol alttaki teklif maili gönder sekmesi ile toplu olarak teklif e-postaları gönderebilirsiniz. Firmalar, e-posta ile iletilen Excel dosyasını doldurduğunda, bu dosyayı sisteme kolayca aktararak teklif verilerini otomatik olarak içeri alabilirsiniz.
Seçili Firmalara Teklif Maili Gönderme
Sadece belirli satıcılara teklif maili göndermek istediğinizde, ilgili firmaları listeden seçip, ardından “Seçilen Satıcıya Mail Gönder” seçeneğini kullanmanız yeterlidir. Bu sayede, sonradan teklif alınacak firmalara da hızlı ve pratik şekilde mail gönderimi yapabilirsiniz.
Teklif Mail İçeriği ve Geçmiş Teklif/Alım Bilgileri
Gönderilen tüm teklif maillerinin içeriğine, “Teklifleri Yazdır” butonunu kullanarak kolayca ulaşabilirsiniz.
Ayrıca, seçtiğiniz bir stokun önceki tekliflerini veya geçmiş alımlarını görmek isterseniz, ilgili stok satırını seçip tek bir tuşla bu bilgilere ulaşabilirsiniz.
Teklif Durumu: Hazır Olarak İşaretleme
Değerlendirmeye alınacak satıcıların tekliflerini, “Hazır” olarak işaretleyerek sürece dahil edebilirsiniz. Herhangi bir sorun durumunda, ilgili satıcının teklif satırındaki Hazır işaretini kaldırarak o teklifin değerlendirme dışı kalmasını sağlayabilirsiniz.
Not: Sadece “Hazır” durumunda olan teklifler, sipariş değerlendirmesine alınmaktadır.
Teklif Analizi Birden fazla firmadan alınan görüp fiyatları kolaylıkla kontrol edebilmek ve teklifleri karşılaştırmak için ekrandaki teklif analizi formu satıcı seçiminde işlemlerinizi kolaylaştıracaktır.
Onaylar Aşaması
Onaylar ekranı üzerinden, talebin onay sürecini adım adım takip edebilirsiniz.
Talebe kimlerin, hangi tarihte onay verdiğini,
Şu anda hangi yetkilinin onayının beklendiğini,
Ve sürece dahil olacak diğer onay mercilerini detaylı olarak görüntüleyebilirsiniz.
Bu sayede tüm onay süreci şeffaf, izlenebilir ve kontrol edilebilir şekilde ilerler.
Süreç Takibi, Mailler ve Mesajlar
Süreçler sayfası sayesinde, bir talebin ne zaman oluşturulduğu, hangi aşamalardan geçtiği ve kimler tarafından hangi tarihte işlem gördüğü detaylı şekilde izlenebilir. Bu ekran, satın alma sürecini yavaşlatan noktaları tespit etmeniz açısından oldukça faydalıdır.
Mailler sayfası üzerinden, ilgili taleple bağlantılı olarak gönderilen tüm teklif, onay ve sipariş e-postalarının detaylarına kolaylıkla erişebilirsiniz.
Talep ekranı üzerinden:
Talep hakkında soru sorabilir,
Gelen sorulara yanıt verebilir ya da genel bir not ekleyebilirsiniz.
Bu sayede, tüm ilgili kullanıcılar arasında iletişim sağlanır ve talebin her aşamada hızlı ve sağlıklı bir şekilde ilerlemesi mümkün olur.
Onayları Al Sekmesi Satın alma modülünde tanımlanmış olan onay seviyelerine göre kaç onaylayıcı var ise sırası ile o kişilere hem kullanıcı tanımlarında ekli olan maile hem de elektra da ki benim onaylarım ekranına onay talebi düşer.
1. seviyedeki kişi onayladıktan sonra 2. kişiye düşer 2. kişi onayladıktan sonra varsa 3 ve 4. onay kişilerine düşmüş olur.
En son onaylayıcı kim ise o onay verdiğinde sistem talebi otomatik sipariş vermeye gönder sekmesine düşer.
Sistemde tanımlı bir onay seviyesi yok ise tesiste teklifleri al sekmesinden onay sekmesini atlayıp talep direk sipariş aşamasına düşmüş olur.
Siparişleri Gönder Sekmesi
Onaylanmış olan siparişler için depocu yada satın alma sorumlusu sipariş veya siparişler için karşı firmaya 'eylemler' butonundan seçilen satıcıya mail gönder sekmesi ile kolaylıkla mail gönderimi yapabilir.
Sipariş aşamasında sipariş fişini sağ üst köşede ki siparişleri yazdır butonu ile çıktısını alabilir.
Talep beklenen teslimatlara iletilir o aşamada varsa irsaliye veya gelen faturası talep bu aşamada iken sipariş ile ilişkilendirme sağlanır.
Teslimat gerçekleşip siparişler geldiğinde talep gelen teslimatlara gönderilir, detaylar kolonunda % ile aratarak da hangi stokların gelip gelmediği kolaylıkla raporlanabilir.
Gelen teslimatlar aşamasından sonra son aşamada siparişleri talep eden depoya transfer edilenlere gönder diyerek transfer işlemi ve satın alma süreci tamamlanmış olur.
Last updated