Satın Alma Modülü

Öncelikle satın alma modülümüzün genel bir akışını anlatacak olursak;

• Önce talepler ilgili departmanlar tarafından sisteme girilir. Yetkisi olan departman müdürü aracılığıyla da bu talepler Ana Depolara yönlendirilir.

• Ana depo sorumlusu gelen talepleri karşılar. Eğer istenen stoklar deposunda mevcut ise bunları Direk Transfer ile isteyen depoya pratik bir şekilde transfer eder. Mevcut değilse bu durumda Satın alma bölümüne bu talebi tek bir tuş ile iletir. Eğer talep edilen stokların sadece bir kısmı deposunda mevcut ise önce talebi buna göre ikiye ayırır ve sonra mevcut olanı direk transfer ederken talebin böldüğü ikinci parçasını da satın alma bölümüne gönderir.

• Satın alma önce teklif alacağı firmaları seçer, sonra tek bir tuşla tüm satıcılara ekinde excel formatında teklif istek formu olan mailleri otomatik olarak gönderir. Satıcı firmalar excel dosyasını doldurarak geri dönüş yaparlarsa tekliflerini excel den içeriye çok kolay aktarabilir. Eğer satın alma anlaşmaları varsa, tekliflere pratik bir şekilde bu firmaları ve stokların anlaşmadaki fiyatlarını teklif fiyatı olarak kolaylıkla çekebilir. Tüm teklifler geldiğinde fiyat, ödeme vadesi ve teslim süresi kriterlerini göz önüne alarak kendi belirlediği firmaları sipariş vermek üzere seçebilir veya sistemimizin sunduğu en uygun teklifleri seçme özelliğini kullanarak sipariş verilecek firmaları otomatik olarak seçtirebilir. Son olarak da siparişlerin onaylanması için talebi Onay aşamasına gönderir.

• Daha önce tanımlanmış olan Onay adımlarındaki kişilere sistem sırasıyla otomatik mail atar. Gelen mail üzerinden, mobil ekranlar üzerinden veya “Benim Onaylarım” ekranından onay verilebilir. Tabi eğer uygun değilse Reddedebilir veya Beklemeye de alabilir. Her onaydan sonra sistem otomatik olarak sıradaki onay verecek olan kişiye otomatik mail atar. Onay süreci boyunca her talebin içinde bulunan mesajlaşma sistemi ile onay verecek kişiler sorular sorabilir ve bunlara satın alma bölümü veya diğer onay veren kişilerden yanıtlar alabilir, bunlara göre ya siparişi onaylayabilir ya da reddedebilir.

• Bu döngü tamamlanıp tüm onaylar alındıktan sonra talep siparişlerin geçilmesi için satın alma bölümünün ekranına otomatik olarak düşer. Satın alma bölümü sistem üzerinden tek tuşla tüm satıcılara sipariş mektuplarını mail ile gönderebilir. Maillerden sonra talep sistem tarafından Beklenen Teslimatlar aşamasına otomatik olarak aktarılır.

• Siparişe istinaden irsaliye ve fatura ile birlikte stoklar işletmenize geldiğinde, irsaliyenizi veya faturanızı içinden siparişi çağırarak otomatik olarak oluşturabilirsiniz. Miktar ve Fiyat kontrollerinizi de kolaylıkla yapmış olursunuz. Tüm stoklar istenen miktarlarda gelmiş ise talep kendiliğinden Gelen Teslimatlar aşamasına sistem tarafından otomatik olarak geçirilir.