Satın Alma Modülü

Satın alma modülümüzün genel işleyişi şu şekilde özetlenebilir:

1. Talep Oluşturma ve Yönlendirme

• Talepler, öncelikle ilgili departmanlar tarafından sisteme girilir.

• Yetkisi olan departman müdürü, girilen talepleri Ana Depo’ya yönlendirir.

2. Ana Depo İşlemleri

Ana depo sorumlusu, gelen talepleri değerlendirir.

• Stok mevcutsa, Direkt Transfer yöntemiyle talep eden depoya hızlıca gönderim sağlar.

• Stok mevcut değilse, talebi tek tuşla Satın Alma birimine iletir.

• Eğer stokların bir kısmı mevcut, bir kısmı mevcut değilse:

  • Talep ikiye bölünür.

  • Mevcut olan kısım Direkt Transfer ile gönderilir.

  • Diğer kısım Satın Alma bölümüne iletilir.

3. Teklif Süreci ve Satın Alma İşlemleri

Satın alma birimi:

• Önce teklif alınacak firmaları seçer.

• Ardından tek tuşla tüm firmalara, içinde Excel formatında teklif formu olan e-postaları gönderir.

• Satıcılar, doldurdukları Excel dosyasını geri gönderdiğinde sistem bu teklifleri otomatik olarak içeri aktarabilir.

Daha önce tanımlanmış satın alma anlaşmaları varsa, sistem bu anlaşmalardaki fiyatları teklif fiyatı olarak otomatik çekebilir.

Tüm teklifler toplandıktan sonra:

• Fiyat, ödeme vadesi ve teslim süresi gibi kriterler değerlendirilerek firmalar manuel olarak seçilebilir.

• Alternatif olarak, sistemin sunduğu “En Uygun Teklifi Seç” özelliğiyle otomatik firma seçimi yapılabilir.

• Seçilen firmalara sipariş geçilmeden önce, talep Onay Aşamasına gönderilir.

4. Onay Süreci

• Tanımlı onay adımlarındaki kişilere sistem otomatik e-posta gönderir.

Onaylar:

• E-postadaki linkten,

• Mobil ekranlardan,

• Ya da “Benim Onaylarım” ekranından verilebilir.

Onay sürecinde:

• Talep onaylanabilir, reddedilebilir veya beklemeye alınabilir.

• Her onay sonrası, sistem bir sonraki onay yetkilisine otomatik e-posta gönderir.

• Onaylar sırasında, talepler içinde yer alan mesajlaşma sistemi ile sorular sorulabilir, cevaplar alınabilir ve bu iletişime göre karar verilebilir.

5. Sipariş ve Teslimat Süreci

• Tüm onaylar tamamlandığında talep, Satın Alma biriminin sipariş ekranına otomatik olarak düşer.

• Satın alma, tek tuşla tüm satıcılara sipariş mektuplarını e-posta ile gönderebilir.

• Bu aşamadan sonra sistem, talebi otomatik olarak “Beklenen Teslimatlar” aşamasına taşır.

6. Siparişe Bağlı Giriş İşlemleri

Siparişe istinaden irsaliye veya fatura geldiğinde:

• İlgili belge, sistemdeki sipariş çağrılarak otomatik oluşturulur. Böylece miktar ve fiyat kontrolleri kolayca yapılabilir.

• Siparişteki tüm stoklar eksiksiz geldiyse, sistem talebi otomatik olarak “Gelen Teslimatlar” aşamasına geçirir.

Bu süreç sayesinde satın alma işlemleriniz sistematik, izlenebilir ve hatasız şekilde yönetilir.